Les décisions relatives à la copropriété sont prises en assemblée générale. La participation, la convocation et le déroulement de l’assemblée générale obéissent à des règles strictes fixées par des textes législatifs et réglementaires. 
 

La représentation des copropriétaires

Les copropriétaires participent personnellement ou se font représenter par un mandataire (pas nécessairement propriétaire), dans la limite de trois mandats par mandataire, sauf si le total des voix avec les siennes n’excède pas 5 % des voix du syndicat (article 22 de la loi de 1965).

La convocation

Elle peut se faire :

par le syndic, dès qu'il l’estime nécessaire, ou bien sur demande des copropriétaires réunissant 25 % des voix ou sur demande du conseil syndical. (art 8 du décret du 17 mars 1967) ;
par le président du conseil syndical après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de 8 jours ;
par tout copropriétaire s’il n’existe pas de conseil syndical ou si le président de ce courrier n’agit pas. Le copropriétaire peut être habilité par le président du tribunal de grande instance à convoquer l'assemblée (art 50 du décret du 17 mars 1967) ;
par l’administrateur provisoire.
Des formes à respecter

Des délais préalables d’information
La convocation à l’assemblée générale est, sauf urgence, notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion (art 9 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 1er mars 2007).
La notification est faite soit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception soit par télécopie avec récépissé (art 64 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 1er mars 2007). Toutefois, la notification peut également résulter d’une remise contre récépissé ou émargement.
Le point de départ du délai court dès le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire (art 65 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 1er mars 2007).

Un ordre du jour précis
Le contenu de la convocation doit impérativement contenir l’ensemble des sujets sur lesquels portera l’ordre du jour. L’assemblée générale ne peut en effet décider que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour. Une décision sur un sujet non inscrit à l’ordre du jour est frappée de nullité. Le décret du 27 mai 2004 fait disparaître l’ordre du jour complémentaire.

Pour que les copropriétaires puissent voter en toute connaissance de cause l’ensemble des points à l’ordre du jour doit être précisé avec des justificatifs à l’appui (budget prévisionnel, état financier, devis pour les travaux à engager, par exemple). La liste des documents et renseignements devant obligatoirement être adressé aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour est fixée à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004. Depuis le décret du 27 mai 2004, tout copropriétaire ou groupe de copropriétaires ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic, en lettre recommandée avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé, une question à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. La demande doit être faite au plus tard 21 jours avant la tenue de l’assemblée ou dans un délai plus long si le règlement le prévoit.

Une feuille de présence
Les présences et représentations des copropriétaires sont consignées sur une feuille de présence de façon précise pour éviter tout litige ultérieur. Cette feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal.

La répartition des voix se fait en fonction des quotes-parts sur les parties communes, avec une limitation des voix des propriétaires « dominants » : si un copropriétaire a plus de 50 % des voix, ses voix sont plafonnées à la somme des autres voix. Cette répartition obligatoire a pour but d’éviter le blocage des décisions par un seul copropriétaire majoritaire (décret du 17 mars 1967, art 14 et loi 1965, art 22).

La présidence
Au début de la réunion, l’assemblée générale désigne son président et le cas échéant, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l’assemblée.

Un procès verbal détaillé
Le procès-verbal est rédigé et signé à la fin de la séance. Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre spécial qui peut être tenu sous forme électronique. Le contenu du procès-verbal (compte-rendu) de l’assemblée générale est strictement réglementé (décret du 17 mars 1967, art 17) :

le texte de chaque décision ;
le résultat des votes pour chaque décision, avec les noms et le nombre de voix des abstentionnistes et de ceux qui se sont opposés à la décision de l’assemblée ;
sur demande des copropriétaires, les réserves éventuellement formulées sur la régularité des décisions.
Ce procès-verbal est notifié par le syndic par lettre recommandée avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé aux copropriétaires défaillants et opposants. Ces derniers disposent de deux mois pour contester la validité de la décision devant le président du tribunal de grande instance. Ce délai court dès le lendemain du jour de la première présentation de l’envoi recommandé au domicile du copropriétaire ou télécopie avec récépissé. (art 64 du décret du 17 mars 1967 modifié par les décrets du 27 mai 2004 et du 1er mars 2007).

Pour en savoir plus, consulter sur le site Légifrance les versions en vigueur de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 modifiés en particulier par le décret et l’arrêté du 27 mai 2004 ainsi que le décret du 1er mars 2007.